KEBIJAKAN PRIVASI KEPEGAWAIAN
PT ASURANSI CENTRAL ASIA (ACA)

Dalam Kebijakan Privasi ini, Kami menyatakan PT Asuransi Central Asia (ACA), (selanjutnya disebut “Perusahaan”) bertindak sebagai pengendali Data Pribadi dari kandidat, calon pegawai dan/atau pegawai Perusahaan (selanjutnya disebut “Anda”).

Kebijakan Privasi ini menjelaskan definisi Data Pribadi, jenis Data Pribadi, legalitas dan tujuan pemrosesan Data Pribadi, pengendalian dan transfer Data Pribadi, jangka waktu pemrosesan, perubahan kebijakan privasi dan hak Anda selaku Subjek Data Pribadi berdasarkan ketentuan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi beserta perubahan dan peraturan pelaksanaannya (yang untuk selanjutnya disebut “UU PDP”) serta peraturan perundang-undangan yang berlaku dan relevan.

A. Definisi Data Pribadi

Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik atau non-elektronik. Data Pribadi yang diproses meliputi Data Pribadi yang sudah dan akan Anda berikan kepada Perusahaan.

B. Jenis Data Pribadi

Perusahaan memahami bahwa Anda perlu mengetahui kategori dan jenis Data Pribadi yang diproses. Data Pribadi tersebut dapat diperoleh dalam bentuk salinan fisik (hard copy) atau digital (soft copy). Jenis Data Pribadi yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. 1. data identifikasi profil pribadi (yaitu nama lengkap, Nomor Induk Kependudukan [NIK] bagi KTP WNI (Warga Negara Indonesia) maupun WNA (Warga Negara Asing), Nomor Pokok Wajib Pajak [NPWP]/Tax Identification Number [TIN], atau nomor paspor (disertai KITAP/KITAS), jenis kelamin, kewarganegaraan, tempat dan tanggal lahir, agama, foto, dan data biometrik);
   2. data korespondensi (yaitu alamat sesuai KTP, alamat domisili, alamat surat elektronik [e-mail], nomor telepon/ponsel, dan kontak darurat yang terdiri dari nama, jenis hubungan dengan Pegawai, alamat, nomor telepon/ponsel, dan e-mail);
   3. data pendidikan dan pengalaman kerja (yaitu tingkat pendidikan, jurusan, nilai kelulusan, nama perusahaan/instansi tempat bekerja, alamat tempat bekerja, divisi, tahun mulai bekerja/usaha, jenis pekerjaan, bidang usaha, jabatan, status kepegawaian, dan referensi dari instansi sebelumnya);
   4. data keluarga (yaitu status perkawinan, data pasangan, data anak, data orang tua, dan/atau data keluarga inti);
   5. data keuangan (yaitu sumber pendapatan/penghasilan, jumlah penghasilan bulanan/tahunan, jumlah pengeluaran bulanan/tahunan, jumlah utang/piutang, data transaksi, dan data perpajakan) serta data layanan dari jasa keuangan lain yang Pegawai terima dari perbankan dan lembaga keuangan non-bank (antara lain asuransi, fintech));
   6. data aktivitas digital (yaitu geolocation, alamat IP, dan/atau data aktivitas digital pada media sosial);
   7. data terkait preferensi pribadi dan tingkah laku (yaitu hobi, minat, aktivitas politik, ormas, serikat, hasil assessment kepribadian, dan catatan kepolisian);
   8. data informasi kesehatan (yaitu test kesehatan); dan/atau
   1. data-data dalam rangka memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan ketentuan lembaga terkait lainnya. Data Pribadi yang diproses dapat Perusahaan terima secara langsung dari Anda atau melalui pihak ketiga.

C. Legalitas Pemrosesan Data Pribadi

Pemrosesan Data Pribadi akan dilaksanakan oleh Perusahaan sepanjang memenuhi satu atau beberapa landasan hukum berikut:

1. Perusahaan secara eksplisit dan sah telah memperoleh persetujuan dari Anda;
2. Perusahaan menjalankan hak dan kewajibannya berdasarkan perjanjian dengan Anda;
3. Perusahaan perlu melaksanakan kewenangan atau memenuhi kewajiban berdasarkan peraturan perundang-undangan/perintah instansi yang berwenang;
4. Perusahaan perlu untuk memenuhi kepentingan vital Anda;
5. Perusahaan perlu untuk melaksanakan tugas dalam rangka kepentingan umum dan/atau pelayanan publik; dan/atau
6. Perusahaan perlu untuk memenuhi kepentingan yang sah lainnya, dengan tetap memperhatikan keseimbangan antara kepentingan Perusahaan dengan hak-hak Anda.

D. Tujuan Pemrosesan Data Pribadi

Perusahaan melakukan pemrosesan Data Pribadi Anda untuk tujuan sebagai berikut:

1. Proses rekrutmen Pegawai, proses hubungan kerja, hingga proses pemutusan hubungan kerja
2. Data pribadi Pegawai dapat digunakan untuk administrasi atau keperluan bisnis yang relevan sesuai peraturan yang berlaku
3. Pendaftaran dan pembaruan dalam sistem jaminan sosial nasional (BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan program pemerintah lainnya)
4. Pemberian kompensasi dan benefit pegawai melalui layanan pihak ketiga yang bekerja sama dengan Perusahaan
5. Pemasaran dan/atau penawaran atas produk, layanan, dan/atau jasa PT Asuransi Central Asia (ACA) dan/atau pihak ketiga yang bekerja sama dengan Perusahaan
6. Kepatuhan yang berhubungan terhadap pemenuhan ketentuan dalam bidang ketenagakerjaan dan/atau peraturan perundang-undangan lainnya

E. Pengendalian dan Transfer Data Pribadi

Dalam rangka pemrosesan Data Pribadi Anda, Perusahaan dapat melibatkan pihak ketiga sebagai pengendali bersama dan/atau prosesor Data Pribadi, baik di dalam maupun luar wilayah Indonesia. Apabila hal tersebut dilakukan, Perusahaan akan menjamin perlindungan Data Pribadi Anda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Apabila Perusahaan melakukan transfer Data Pribadi Anda ke luar Indonesia, Perusahaan akan memastikan bahwa negara tujuan transfer tersebut memiliki tingkat perlindungan Data Pribadi yang setara atau lebih tinggi dibandingkan dengan standar perlindungan yang berlaku di Indonesia.

Dalam keadaan di mana negara tujuan transfer tidak memiliki tingkat perlindungan yang setara atau lebih tinggi, Perusahaan tetap dapat melakukan transfer Data Pribadi Anda sepanjang memenuhi persyaratan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku.

F. Hak Subjek Data Pribadi

Perusahaan sepenuhnya memahami bahwa Data Pribadi merupakan aset yang sangat berharga bagi Anda. Oleh karena itu, berikut ini kami sampaikan hak-hak yang dapat Anda gunakan sebagai Subjek Data Pribadi:

1. 1. Hak atas Informasi dan Akses

Anda berhak mendapat informasi identitas pihak yang meminta Data Pribadi Anda, tujuan permintaannya, serta akses atas salinan Data Pribadi Anda. Akses atas informasi akan diberikan Perusahaan melalui sarana informasi resmi Perusahaan seperti cabang Perusahaan atau kanal lain sebagaimana diatur oleh ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan Perusahaan.

1. 2. Hak atas Perbaikan Data

Anda berhak memperbaiki atau memperbarui Data Pribadi Anda yang tersimpan di Perusahaan.

1. 3. Hak atas Akses

Anda berhak untuk mendapatkan akses dan memperoleh salinan Data Pribadi Anda sepanjang sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

1. 4. Hak untuk Mengajukan Keberatan atas Pemrosesan Otomatis

Perusahaan dapat melakukan pemrosesan Data Pribadi Anda yang dilakukan secara otomatis untuk produk, layanan, atau jasa maupun aktivitas kepegawaian tertentu yang berkaitan dengan pemrofilan kepegawaian serta bisnis Perusahaan yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan pada Anda. Anda dapat mengajukan keberatan terhadap hasil pemrosesan secara otomatis tersebut dengan menghubungi narahubung Perusahaan terkait produk, layanan, dan jasa yang Pegawai gunakan tersebut.

1. 5. Hak untuk Mendapatkan dan Menggunakan dan/atau Mengirimkan Data Pribadi Miliknya ke Pengendali Data Pribadi Lainnya

Anda berhak menggunakan atau mengirimkan Data Pribadi Anda yang Perusahaan simpan ke pihak ketiga lain baik yang dikirimkan oleh Anda sendiri atau yang dikirimkan oleh Perusahaan atas perintah/permintaan Anda sepanjang sistem yang digunakan dapat saling berkomunikasi secara aman.

1. 6. Hak lainnya sesuai peraturan perundang-undangan

Anda berhak untuk mengajukan hak lainnya terkait pemrosesan Data Pribadi sepanjang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pelaksanaan hak-hak Anda atas Data Pribadi Anda dapat dikomunikasikan melalui sarana komunikasi yang diatur dalam Poin H pada Kebijakan Privasi ini.

G. Jangka Waktu Pemrosesan Data Pribadi

Pemrosesan Data Pribadi yang dilakukan oleh Perusahaan dimulai sejak Anda memberikan persetujuan kepada Perusahaan. Pemrosesan Data Pribadi dilakukan oleh Perusahaan saat Pegawai mendaftarkan diri menjadi pegawai Perusahaan, saat Pegawai menjadi pegawai Perusahaan, dan/atau setelah Pegawai berhenti menjadi pegawai Perusahaan berdasarkan tujuan pemrosesan yang tercantum pada butir C di atas, sampai dengan jangka waktu yang dibutuhkan oleh Perusahaan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

H. Pengakuan dan Persetujuan

Dengan menyetujui Kebijakan Privasi ini, Anda mengakui bahwa Anda telah membaca, memahami, dan menyetujui semua ketentuan yang tercantum di dalamnya. Secara khusus, Anda menyetujui dan memberikan persetujuan kepada Kami untuk memproses Data Pribadi Anda sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Kebijakan ini.

Jika Anda memberikan Data Pribadi milik individu lain (seperti pasangan, anggota keluarga, teman, atau pihak ketiga), Anda menyatakan dan menjamin bahwa Anda telah mendapatkan persetujuan dari individu tersebut. Dengan ini, Anda setuju atas nama mereka untuk Pemrosesan Data Pribadi mereka oleh Kami. Kami berhak meminta bukti persetujuan tersebut kepada Anda kapan saja.

Anda dapat menarik persetujuan untuk Pemrosesan Data Pribadi Anda kapan saja dengan memberikan pemberitahuan tertulis kepada Kami melalui rincian kontak yang tercantum di bawah ini. Anda juga dapat berhenti menerima komunikasi tertentu dari Kami dengan menggunakan fasilitas "opt-out" atau "berhenti berlangganan" yang tersedia dalam pesan yang Kami kirimkan, atau melalui opsi yang disediakan di setiap media komunikasi yang Kami gunakan.

I. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini dapat Perusahaan perbarui dari waktu ke waktu untuk menjaga konsistensinya dengan perkembangan praktik Perusahaan terhadap pemrosesan Data Pribadi Anda serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kebijakan Privasi terkini dapat diakses melalui website atau sarana komunikasi resmi milik Perusahaan.

Apabila terdapat perubahan terhadap Kebijakan Privasi ini, maka akan diinformasikan melalui sarana komunikasi resmi milik Perusahaan.

Dalam hal suatu bagian dari Kebijakan Privasi menjadi tidak relevan dengan perubahan ketentuan perundang-undangan, maka bagian tersebut tidak mempengaruhi keabsahan dan keberlakuan ketentuan lainnya.

J. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi Divisi/Departemen Human Resource. Apabila terdapat pertanyaan lebih lanjut mengenai informasi Pelindungan Data Pribadi oleh Perusahaan, dapat menghubungi: